آشنايي با جایگاه، وظایف و اختیارات مديران دفاتر دادگاه ها (قسمت اول)

هر فردی که کوچکترین اطلاعاتی در خصوص، سیستم قضایی داشته باشد، قطعا از اهمیت و نقش مدیران دفاتر دادگاهها در جریان دادرسی آگاه است. مدیر دفتر با توجه به وظایف و اختیاراتی که دارد نقشی اساسی در تسریع یا توقیف جریان دادرسی ایفا می کند. بنابراین آگاهی کامل هر فردی از جزئیات وظایف و اختیارات مدیران دفاتر، کمک فراوانی به وی در جلوگیری از ایجاد وقفه در جریان دادرسی می کند. با توجه به اهمیت موضوع، در این یادداشت و سلسله یادداشت های دیگر، وظایف و اختیارات مدیران دفاتر دادگاهها را به طور کامل و در تمامی مراحل دادرسی  تشریح می کنیم.

    مدیر دفتر زير نظر قاضي دادگاه مسئول نظم دادن به امور دفتر دادگاه است و با انجام بسياري از امور من جمله تعیین وقت رسیدگی، دعوت اصحاب دعوا، ابلاغ اوراق دعوا و ساير امور لازم دفتر دادگاه را نظم خواهد بخشيد . عدم اجراي هر كدام از موارد مذكور باعث ايجاد وقفه در امر دادرسي گرديده ، حتي گاهي ديده شده است كه به مديران دفاتر وظايف قضايي نيز واگذار شده و چنانچه مدير دفتر نباشد امر قضاوت براي رئيس دادگاه بسيار سخت خواهد بود.

مسئولیت اصلی مدیران دفاتر تنظیم نمودن پرونده های واصله و فراهم نمودن مقدمات یک دادرسی است . چندين كارمند نيز به عنوان تقريرنويس و بايگان و ثبات با مديران همكاري نموده . مدير دفتر خود تحت رياست قاضي دادگاه انجام وظيفه مي نمايد .

در واقع مديران دفاتر با همكاري كارمندان خود زمينه هر چه بهتر انجام شدن امور قضايي را فراهم مي نمايد . همچنين عملكرد كارمندان دفتر و نظارت مدير دفتر بر آن ها نقش مهمي در رسيدگي پرونده ها و صدور حكم دارد . وظایف مدیر در قانون ائين دادرسي دادگاههاي عمومي و انقلاب به طور خاص بيان شده است . تشكيل پرونده ها از ابتداي تقديم دادخواست تا انتهاي دادرسي به دفاتر دادگاه مربوط بوده و ظرافت خاص اين وظايف به دليل مرتبط بودن با تصميمات قضايي اهميت ويژه اي دارد.

وظایف و اختیارات مدیران دفتر در مرحله تقدیم دادخواست بدوی

1- وصول دادخواست

     شروع به رسيدگي در دادگاه با تقدیم دادخواست مي باشد . دادخواست به دفتر دادگاه صالح ارسال و در مناطقي كه دادگاه شعب متعدد دارد به دفتر شعبه اول تسليم مي گردد . و هر گاه دادگاه داراي شعبه هاي متعدد باشد مدير دفتر كل بايد فوري پس از ثبت دادخواست آن را جهت ارجاع به يكي از شعب به نظر رئيس شعبه اول يا معاون وي برساند مدير دفتر پس از وصول دادخواست بايد فورا آن را ثبت نمايد و رسيدي مشتمل بر نام خواهان و خوانده تاريخ تسليم و شماره ثبت به دادخواست دهنده تقديم كند تاريخ رسيد دادخواست تاريخ اقامه دعوي مي باشد.

2- بررسی دادخواست و ضمائم آن از جهت پرداخت هزینه های دادرسی و دفتری

 هزینه های دادرسی عبارت است از:

1-هزینه برگ هایی که به دادگاه تقدیم می شود.

2- هزینه قرارها و احکام دادگاه (م 502 قانون آئين دادرسي مدني)

هزینه دادخواست کتبی یا شفاهی اعم از دادخواست بدوي ، اعتراض به حكم غيابي ، دعواي متقابل ، ورود و جلب ثالث ، اعتراض ثالث ، دادخواست تجديد نظر خواهي و فرجام خواهي طبق قانون وصول برخي از درآمدهاي دولت و مصرف آن در موارد معين مصوب سال 1373 مي باشد . كه به صورت الصاق و ابطال تمبر و واريز وجه به حساب خزانه پرداخت مي گردد.

3- شرایط دادخواست

 وفق ماده 51 قانون آئين دادرسي مدني دادخواست باید دارای شرایطی باشد كه عدم وجود هر يك از اين شرايط دادخواست را از شكل قانوني آن خارج مي كند. ضمانت اجراي آنها نيز در مواد بعدي ذكر شده است. البته باید توجه داشت که شرایطی که در ماده 51 آمده به دو قسمت تقسیم می شود. الف: شرایط الزامی بدون ذکر ضمانت اجرا. ب: شرایط الزامی با ذکر ضمانت اجرا در قانون.

 شرایط الزامی دادخواست که ضمانت اجرای آن در قانون نیامده شامل موارد زیر است:

1-  فارسی بودن متن دادخواست فارغ از اینکه خواهان فارسی زبان باشد یا غیر فارسی زبان.

 2- استفاده از فرم چاپی مخصوص:

نکته ای که در این بند وجود دارد این است که با توجه به ذکر«برگ چاپی مخصوص» در ماده 51 قانون آیین دادرسی مدنی، نباید دادخواست شفاهی داشته باشیم ولی در ماده 503 همان قانون از عبارت «دادخواست کتبی و شفاهی» استفاده کرده است، در این صورت ممکن است شبهه ایجاد شود که شاید دادخواست شفاهی نیز وجود دارد ولی رویه دادگاه اینگونه نیست و دادخواست بایستی در فرم مخصوص چاپ شود. 3- امضاء و اثر انگشت در دادخواست. نکته ای که در این شرط وجود دارد این است که مهر تنها کفایت نمی کند. 4- تعداد نسخه ها و ضمائم دادخواست. تعداد نسخه ها و ضمائم مساوی است با تعداد خواندگان به اضافه یک. 5- معرفی وکیل

روش برخورد دادگاه با شرایطی که ضمانت اجرای آن در قانون ذکر نشده به دو صورت است: الف: عدم پذیرش و قرار رد دادخواست 2: پذیرش اولیه و صدور اخطار رفع نقص

ب: شروط دادخواست که ضمانت اجرای آن در قانون ذکر شده است:

1- نام و مشخصات خواهان:

در صورتی که این شرط رعایت نشده باشد مطابق ماده 56 قانون آیین دادرسی مدنی قرار رد دادخواست توسط مدیر دفتر دادگاه صادر می شود.

2- نقص در ستون خوانده:

در صورتی که مشخصات خوانده در دادخواست وجود نداشته باشد مطابق ماده 54 قانون آیین دادرسی اخطار رفع نقص توسط مدیر دفتر دادگاه صادر می شود.

3- تعیین و تقویم خواسته:

4- تعهدات و جهاتی که به موجب آن  خواهان خود را مستحق مطالبه کی داند:

5- آنچه که خواهان از دادگاه درخواست دارد:

که شامل اصل خواسته و فروعات آن می شود. ضمانت اجرای این سه شرط نیز، توقیف دادخواست توسط مدیر دفتر دادگاه و صدور اخطار رفع نقص می باشد.

4- كنترل و بررسي پيوست ها

خواهان بايد تصوير يا رونوشت اسناد و مدارك خود را ضميمه پرونده نمايد كه اين رو نوشت بايد خوانا بوده و با اصل مطابقت كامل داشته باشد و بايد يكي از مراجع ذيصلاح چون دفتر دادگاه يا اداره ثبت اسناد و املاك و يا دفاتر اسناد رسمي آن را گواهي كنند.

 در جايي كه اسنادي از قبيل اساسنامه و... وجود داشته به دليل مفصل بودن آن ها فقط قسمت هايي كه مدرك ادعا است گواهي و پيوست دادخواست خواهد شد.  اگر سندي به زبان فارسي نبوده علاوه بر رونوشت  ، ترجمه آن هم بايد پيوست گردد كه اين امر بر عهده مترجمين رسمي خواهد بود .

اگر دادخواستي توسط ولي ، قيم ،كيل و يا نماينده حقوقي تقديم مي شود مطابق ماده (59 قانون آئين دادرسي مدني) بايد رو نوشت سند اثبات كننده  سمت اين اشخاص نيز پيوست گردد.

تعداد دادخواست به تعداد خواندگان به علاوه يك نسخه براي دادگاه است .

5- تسلیم پرونده به دادگاه و تعیین وقت جلسه

هنگامي كه پرونده توسط مدير دفتر كامل مي شود در اختيار رئيس دادگاه گذاشته شده تا در صورتي كه آن را كامل دانسته دستور تعيين وقت براي رسيدگي داده شود . دفتر موظف است ساعت روز ماه و سال دادرسي را مشخص و به طرفين دعوي ابلاغ نمايد. علاوه برآن نسخه ثاني دادخواست و ضمائم آنرا نيز بايد به خوانده ابلاغ نمايد. مستفاد از ماده 64 قانون آئين دادرسي مدني.

وقث جلسه بايد طوري بوده كه بين ابلاغ وقت به طرفين و روز رسيدگي كمتراز 5 روز فاصله نباشد و اگر نشاني اصحاب دعوا و يا يكي از آن دو در ايران نباشد بين ابلاغ و روز جلسه فاصله كم تر از دو ماه نخواهد بود

6- صدور اخطار رفع نقص و قرار رد دادخواست بدوي 

همانطور که در قسمت شرایط دادخواست ذکر شد، مدير دفتر موظف است در صورت وجود هريك از موارد زير ظرف 2 روز به طور كتبي اخطار رفع نقص براي خواهان صادر نمايد .

1- اگر به دادخواست و پيوست هايش مطابق قانون تمبر الصاق نشده است و يا هزينه دادرسي پرداخت نشده باشد .

2- وجود نقص در دادخواست . ( بند 2 ماده 53 و ماده 66 قانون آئين دادرسي مدني)

3- عدم پرداخت هزينه انتشار آگهي . (م 55 قانون آئين دادرسي مدني)

4- پيدا نشدن خوانده در آدرس اعلامي از طرف خواهان

در مواردي نيز مدير دفتر حق دارد دادخواست واصله را رد نمايد من جمله :

1- مشخص نبودن خواهان يا محل اقامت وي

2- نقص در دادخواست به لحاظ تعداد برگه هاي پيوست

4- نقص در دادخواست به لحاظ تهيه ضمائم و رو نوشت ها

5-  نقص به دليل عدم لحاظ پيوست رو نوشت سندي كه نمايان گر سمت دادخواست دهنده بوده باشد .

 6-  عدم الصاق و ابطال تمبر و عدم پرداخت هزينه ها و عدم پرداخت هزينه آگهي منتشر شده .

7-  عدم الصاق ترجمه پيوست چنانچه سند به زبان فارسي نباشد.